會(huì)議是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種重要手段，很多企業(yè)在實(shí)際工作中，或多或少都要召開會(huì)議。但是，有些企業(yè)熱衷于天天開會(huì)，有事沒(méi)事就開個(gè)會(huì)，甚至占用員工休息時(shí)間開會(huì)，長(zhǎng)此以往，員工身心疲備，管理層怨聲載道，工作熱情降低。說(shuō)到底，每天高頻律的無(wú)效會(huì)議會(huì)令人感到苦不堪言，久而久之只會(huì)降低員工士氣。
那么HR應(yīng)如做好會(huì)議管理工作？
一、首先了解熟悉議題/議程、下發(fā)會(huì)議通知、擬定主持稿
1.會(huì)議前工作準(zhǔn)備。會(huì)議場(chǎng)地、卡座、會(huì)議設(shè)備（投影儀、筆記本電腦、麥克風(fēng)、錄音筆、電源檢查、攝相機(jī)、視頻會(huì)議還要檢查下視頻的連接系統(tǒng)）、飲用水（瓶裝、杯裝）、會(huì)議簽到表、紙筆等；
2.提前獲悉內(nèi)容大致內(nèi)容。提前了解會(huì)議主題、議程及大致內(nèi)容。明確會(huì)議主題內(nèi)容，搜集相關(guān)資料數(shù)據(jù)整理成會(huì)議主持稿（導(dǎo)語(yǔ)、過(guò)渡語(yǔ)、結(jié)束語(yǔ)3部分組成），在每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)上做相應(yīng)的過(guò)度補(bǔ)充，避免導(dǎo)入下一個(gè)議題進(jìn)過(guò)于生硬。
3.會(huì)議通知、議題/議程、相關(guān)資料等提前發(fā)放給所有參會(huì)人，每個(gè)人必須閱讀完會(huì)議資料，明白開會(huì)主題，防止會(huì)議跑偏，以及會(huì)議要處理的事情，開會(huì)處理的問(wèn)題必須每一位參會(huì)人明確。
4.開場(chǎng)白。無(wú)論會(huì)議的大小，開場(chǎng)白必不可少。開場(chǎng)白一般要求簡(jiǎn)潔、精練，與會(huì)議主題相關(guān)。接下來(lái)引入導(dǎo)語(yǔ)部分，簡(jiǎn)潔扼要介紹會(huì)議議程、與會(huì)要求。
5.歸納要點(diǎn)，重復(fù)要點(diǎn)。會(huì)議主持，除了起到穿針引線、承上啟下的作用外，還要重復(fù)會(huì)議之精華，強(qiáng)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)。
二、學(xué)會(huì)控制會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)各種局面
1.控制好會(huì)議時(shí)間。會(huì)議的總時(shí)間是有限的。一場(chǎng)討論會(huì)議時(shí)長(zhǎng)一般為2小時(shí)內(nèi)，有些部門因?yàn)楣ぷ魃夏硞€(gè)問(wèn)題進(jìn)行激烈爭(zhēng)論，無(wú)休無(wú)止，主持人不能聽之任之，如果問(wèn)題不能通過(guò)會(huì)議得出結(jié)論的，應(yīng)記錄下來(lái)，會(huì)后另行組織有關(guān)小組專項(xiàng)研究討論。
2.避免出現(xiàn)“拖會(huì)”。會(huì)議結(jié)束時(shí)間未到，會(huì)議內(nèi)容基本談完。這時(shí)會(huì)議主持人可隨機(jī)應(yīng)變，可讓現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者相互交流，討論未解問(wèn)題。會(huì)議臨近結(jié)束，會(huì)議議題未完，這個(gè)會(huì)議主持人可提醒發(fā)言人盡量精簡(jiǎn)、縮短會(huì)議內(nèi)容，避免“拖會(huì)“。
3.控制會(huì)議紀(jì)律，維持會(huì)場(chǎng)秩序。開會(huì)前提醒參會(huì)人員手機(jī)調(diào)至震動(dòng)或靜音模式；開會(huì)時(shí)總有人進(jìn)進(jìn)出出會(huì)場(chǎng)，或接電話，或交頭接耳，影響會(huì)議正常進(jìn)行，主持人應(yīng)及時(shí)提醒并處理，維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序。
4.客觀對(duì)待會(huì)議發(fā)言。會(huì)議主持人，對(duì)與會(huì)者發(fā)言內(nèi)容應(yīng)保持中立，協(xié)調(diào)發(fā)言，不應(yīng)帶個(gè)人主觀色彩。議程未結(jié)束前，不能讓與會(huì)者自由發(fā)言，避免議程順序亂了。
三、會(huì)議結(jié)束語(yǔ)言簡(jiǎn)意賅，不要過(guò)多重復(fù)與啰嗦
一般情況下，在會(huì)議結(jié)束前5-10分鐘，主持人會(huì)過(guò)渡總結(jié)一下會(huì)議主要內(nèi)容?？焖偈崂頃?huì)議發(fā)言人重點(diǎn)講話，加深與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容印象。另外請(qǐng)示最高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議的指示及補(bǔ)充，如果沒(méi)有，則可散場(chǎng)。并引導(dǎo)與會(huì)者散會(huì)后的其他事項(xiàng)，諸如參觀公司內(nèi)景、外出參觀、就餐事宜。
四、會(huì)議結(jié)束后續(xù)工作
會(huì)議結(jié)束，并非真正的結(jié)束。接下來(lái)還有會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿要發(fā)布。以及會(huì)議上決策事項(xiàng)的催辦及落實(shí)工作。
1.整理會(huì)議記要、會(huì)議紀(jì)要。有些公司需要詳細(xì)的會(huì)議記要、會(huì)議紀(jì)要，按年號(hào)/編號(hào)存檔，那么HR可以詳細(xì)的會(huì)議記錄中摘要內(nèi)容，精煉會(huì)議紀(jì)要，下發(fā)各與會(huì)人員知曉。重要會(huì)議紀(jì)要還需要與會(huì)者親筆簽收。
2.編寫新聞稿。召開重大會(huì)議，除了整理會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要以外，還要編寫新聞稿，配上會(huì)議相關(guān)圖片，上傳至公司網(wǎng)站、企業(yè)微信公眾號(hào)，以此起到文化宣傳作用。
3.會(huì)議上決策事項(xiàng)的催辦及落實(shí)工作。如果僅僅是開個(gè)會(huì)，開完會(huì)宣傳下，而沒(méi)有人去落實(shí)，那么就達(dá)不到開會(huì)的效果。會(huì)議上布置的工作和任務(wù)，要有專人按照會(huì)議上要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)去催辦，去落實(shí)，到了約定時(shí)間后，要有驗(yàn)收和通報(bào)，這樣才能起到會(huì)議的真正作用。
那么該如何做，才能讓會(huì)議的效用發(fā)揮到最大呢？要遵循以下六大原則：
一、要按對(duì)象分
召開會(huì)議的次數(shù)，總體來(lái)說(shuō)要少而精，但也不能一刀切。具體召開會(huì)議的次數(shù)，要根據(jù)不同的情況、不同的崗位、不同的層級(jí)來(lái)定。
二、要短而高效
總之，別把時(shí)間耗費(fèi)在那些無(wú)謂的開會(huì)上，能用一句話說(shuō)完的，就別用兩句話。所以，公司的會(huì)議時(shí)間的設(shè)置，盡量往時(shí)間短里設(shè)置。如何做到高效呢？最重要的是，要有議題。開會(huì)要有一個(gè)目的，目的就是要解決什么問(wèn)題。然后圍繞要解決的問(wèn)題談建議、談看法、談解決方法，其他的廢話少說(shuō)。
三、要有決策人在
沒(méi)有決策人的會(huì)議盡量不要開。因?yàn)闆](méi)有決策人的會(huì)議，很可能是無(wú)效的。當(dāng)然，如果需要各部門先總結(jié)出一個(gè)方案或者對(duì)策來(lái)匯報(bào)給決策人，也可以先開個(gè)碰頭會(huì)議，建議簡(jiǎn)明扼要，做好記錄，達(dá)到目的就散會(huì)。開會(huì)不能流于走形式，必須解決問(wèn)題，問(wèn)題必須當(dāng)場(chǎng)表決拍板，參會(huì)人員都是能管事的人，務(wù)必確保會(huì)議能解決具體問(wèn)題，提高開會(huì)效率。
四、不要期望靠會(huì)議來(lái)解決問(wèn)題
在很多人的觀念里，出問(wèn)題，開會(huì)！要溝通，開會(huì)！要布置任務(wù)，開會(huì)！開會(huì)永遠(yuǎn)是最后的選擇！優(yōu)秀的管理者要學(xué)會(huì)把帶有規(guī)律性的問(wèn)題找出來(lái)，設(shè)計(jì)一套規(guī)則與政策來(lái)解決反復(fù)發(fā)生的問(wèn)題。有了規(guī)則與政策，未來(lái)就靠這些規(guī)則與政策來(lái)解決大多數(shù)問(wèn)題。
五、一定要有跟蹤
有些會(huì)議非開不可，那開了就要有結(jié)果，有結(jié)果就一定要跟蹤。沒(méi)有跟蹤的會(huì)議，又白開了！
所以，開會(huì)的時(shí)候，要有會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后，要發(fā)給相關(guān)參會(huì)人員，同時(shí)，對(duì)在會(huì)上要求完成的事項(xiàng)，要有責(zé)任人，要有完成時(shí)間，到時(shí)間后，要有驗(yàn)收和通報(bào)等。
六、要有時(shí)間觀念
會(huì)議時(shí)間的安排，要么在上班前，要么下班后，盡量不要安排在中間。開會(huì)前，要預(yù)估好結(jié)束的時(shí)間，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束，以免耽誤大家的工作或休息時(shí)間。
其實(shí)，一家公司的會(huì)議文化，絕大多數(shù)都是由老板決定的。也許老板有自己的看法，但你作為HR，可以參照以上原則，試著去跟老板溝通，看看能否說(shuō)服老板。
